إن المؤسسات بكافة أنواعها وعلى اختلاف مهامها وأهدافها تبقى دائمًا بحاجة إلى التطوير المستمر في عملياتها وأنشطتها ومنتجاتها وذلك لكي تتلاءم مع التغيرات المحيطة، وحديثًا قام اليابانيون بتطوير تقنية ناجحة اسمها كايزن (KAIZEN) تعتمد على التطوير المستمر وهذه الاستراتيجية اليابانية الحديثة تهدف إلى التغيير للأفضل وهي تتكون من كلمتين يابانيتين: كاي «Kai» وتعني التغيير، زن «Zen» وتعني للأفضل وتترجم((Kizenإجمالاً إلى التطوير المستمر، ويشمل هذا التطوير مجالات الإنتاجية والجودة والتكنولوجيا والإدارة والصحة المهنية، ويمكن تطبيق هذه الاستراتيجية في العمل أو المنزل أو المكتب وبغض النظر عن طبيعة المؤسسة أو الشركة سواء كانت إنتاجية أو صناعية أو خدمية. وقد بدأت (كايزن) بعد الحرب العالمية الثانية وكانت السبب الرئيسي في جعل اليابان تدخل بوابة العبور إلى النجاح الإداري في مختلف التطبيقات الصناعية والأمور الحياتية اليومية. تختلف فلسفة (كايزن)عن برامج التطوير التقليدية باستخدام أسلوب «command-and-control» الذي انتشر في منتصف القرن العشرين ويعني معالجة الأخطاء بعد حدوثها، أما أسلوب كايزن فيعتمد على إحداث تغييرات وتحسينات بسيطة ولكنها مستمرة، ويشمل نظام كايزن كافة الطاقم الوظيفي للمؤسسة بدءا من الإدارة وانتهاءا بأصغر موظف، لأن كل شخص بغض النظر عن موقعه الوظيفي مطلوب منه تقديم اقتراحات بسيطة لتطوير عمله وبانتظام، إنها ليست مرة كل سنة أو كل شهر ولكنها عملية متواصلة، فمثلاً الشركات اليابانية الكبرى مثل تويوتا وكانون كل مستخدم فيها شارك ونفذ في أكثر من 60-70 اقتراحا في السنة لتطوير العمل، وفي معظم الحالات هذه ليست أفكارا عظيمة للتغيير ولكنها تحسينات بسيطة ومهمة. هناك قاعدة تقول «إذا لم تتكسر أو تتعطل فلا تصلحها» أما فلسفة كايزن فتقول «اعمل بالطريقة الأفضل، طورها حتى لو لم تتكسر أو تتعطل». إن فلسفة (كايزن) تعتمد على أن واجب الإدارة في الأساس ينقسم إلى وظيفتين: الإدامة maintenance والتحسن improvement، ويقصد بالإدامة (وضع المعايير والمعدلات والتأكد من اتباعها) ويقصد بالتحسن (تطوير المعايير والمعدلات والارتفاع بها إلى مستويات أعلى)، وعادة يتطلب تطبيق فلسفة كايزن الالتزام بالتطوير والثقافة والحوافز والتدريب وتعزيز الاتصال وطرق الأداء.
فوائد تطبيق نظام (كايزن):
1- جعل العمل أكثر سهولة وأكثر إنتاجية.
2- إزالة الإزعاج والتوتر من العمل.
3- تحسين السلامة والصحة المهنية.
4- تحسين نوعية المنتج أو الخدمة المقدمة.
العناصر الخمسة لاستراتيجية التطوير المستمر (كايزن):
1- العمل بروح الفريق.
2- الانضباط الشخصي.
3- الروح المعنوية العالية.
4- مقاييس الجودة.
5- اقتراحات التطوير والتحسين.
المجالات التي يشملها نظام التطوير المستمر (كايزن):
1- المستخدمون.
2- إجراءات وممارسات العمل.
3- الوقت.
4- المعدات والتجهيزات.
5- الأنظمة.
6- العدد والمواد.
7- موقع العمل.
8- المستودعات.
كيف أبدأ تطبيق إستراتيجية التطوير المستمر (كايزن)؟
1. الترتيب الداخلي (5S):
يعتمد نظام الكايزن على الترتيب الداخلي (5S)وهي خمسة خطوات تبدأ بالحرف Sحسب اللغة اليابانية كالتالي:
- Seriri)) ومعناها التقييم:
وتتضمن إزالة المواد غير الضرورية من مكان العمل، وأفضل طريقة لذلك هو وضع بطاقة حمراء على المواد التي لا تلزمك لأداء مهمتك وهذه المواد تنقل إلى منطقة تخزين وذلك بهدف تقييمها، بينما المواد التي تلزمك يتم ترتيبها لاحقًا. تهدف هذه الخطوة إلى التخلص من الأدوات والعدد المكسورة والمستلزمات غير الصالحة والمواد الزائدة. ومن مزايا هذه الخطوة أنها توفر مساحة كافية لمكان العمل.
- (Seiton) ومعناها التنظيم والترتيب:
وتهدف هذه الخطوة إلى تنظيم طريقة تخزين المواد التي أحتاجها وذلك من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:
- ماذا أحتاج لأنفذ مهمتي؟
- أين أضع هذه المهمات؟
- ما هي الكمية التي أحتاجها فعليًا من هذه المهمات؟
وبعد ذلك يتم تنفيذ إستراتيجية التنظيم الفعال والتي تبدأ بدهان الأرضيات وتخطيط أماكن العمل وترتيب العدد والمهمات والأدوات التي أحتاجها في خزائن ورفوف وصناديق عدة بحيث يسهل الوصول إليها بسهولة من قبل جميع المستخدمين أي (مكان لكل شيء وكل شيء في مكانه).
- (Seiso) ومعناها النظافة:
بما أنك تخلصت من المواد الزائدة وغير الصالحة التي تعيق الحركة في مكان العمل ورتبت المواد الضرورية لأداء مهمتك، فإن الخطوة التالية هي تنظيف مكان العمل وبشكل يومي وفي الحقيقة إن العمل في بيئة عمل نظيفة ومرتبة تجعل العمال يلاحظون بسهولة أي تغيير في المعدات والتجهيزات مثل وجود نزيف زيت أو هواء أو وجود صوت أو اهتزاز غير طبيعي أو وجود أعطال معينة لأن عدم ملاحظة هذه التغيرات في المعدات والتجهيزات يمكن أن يؤدي إلى تعطلها وبالتالي خسارة الإنتاج أو ضعف في تقديم الخدمات.
- (Seiketsu) ومعناها مقاييس عمل فعالة:
بما أن الخطوات الثلاثة السابقة قد نفذت يجب أن يتم تحديد مقاييس لأفضل الممارسات في مكان العمل ومن الضروري أن يشارك المستخدمون في تطوير هذه المقاييس لأنهم مصدر مهم للمعلومات المتعلقة بعملهم.
- (Shitsuke) ومعناها الإدامة:
تتطلب هذه الخطوة إدامة ومتابعة ما تم تنفيذه وتأسيسه في الخطوات السابقة، وفي الحقيقة هذا أصعب شيء لأن الطبيعة البشرية ترفض التغيير، والعديد من الشركات التي حاولت تطبيق نظام الكايزن وجدت مكان العمل يعود لوضعه السابق بعد شهور فقط من تطبيق النظام، لذلك يجب إدامة ومتابعة الإنجازات التي تم تحقيقها.
2. التخلص من الهدر (Muda):
تعد فكرة التخلص من الهدر (Muda) في العمليات هي المحور الرئيسي للتغيير من خلال نظام الكايزن، حيث تركز هذه الفلسفة على التخلص من مودا(Muda) وهي كلمة يابانية تعني الأعمال غير المفيدة أي التي لا تعطي قيمة مضافة. ومن أنواع المودا (الهدر)؛ هدر الإنتاج الزائد عن الحد، هدر الانتظار، هدر النقل، هدر التشغيل، هدر التخزين، هدر الحركة، هدر الإصلاح والمرفوضات.
3. التركيز على الأنشطة المهمة (Gemba):
Gemba)) هي كلمة يابانية تعني موقع العمل الفعلي أو بمعنى آخر أين تحدث العمليات والأنشطة التي تعطي قيمة مضافة، وتترجم إجمالاً من خلال التركيز على مواقع العمل أو العمليات أو مصادر القيمة المضافة في المؤسسة.
الخاتمة:
إن استراتيجية كايزن هي توليفة متكاملة للتطوير المستمر وتركز على القيام بتحسينات صغيرة على أساس مستمر فمثلاً في أحد مصانع شركة تويوتا الرائدة في تطبيق نظام كايزن على المستوى العالمي، قدم الموظفون (البالغ عددهم 7000 موظف) حوالي 75000 اقتراح في السنة تم تنفيذ 99% منها، وهذه الاقتراحات صغيرة ولكنها مهمة ومتواصلة وذات منافع كبيرة. لقد دلت الدراسات والإحصائيات أن تطبيق نظام كايزن في الشركات والمؤسسات أدى إلى تقليل زمن التشغيل بنسبة (50-70)%، وزيادة الكفاءة بنسبة (20-40)%، وتقليل الأخطاء بنسبة (40-60)% وتوفير التكلفة بنسبة(20-40)% وتقليل المساحة المستخدمة بنسبة 50% وتحسن ملموس في معنويات المستخدمين واكتشاف قدرات وإمكانيات جديدة.
المراجع:
1- KAIEN“TheJapanesephilosophyofimprovement“,bookletpublishedbyGraphicproduct, Inc.
2- KAIZENFOURM, editionno.6, 2006, KaizenInstitute.
3- Trainingcourseon” Effective5Sprogram”,2008.
4- دورات تدريبية شارك بها الكاتب ومطالعات شخصية.
ْ
________*التــَّـوْقـْـيـعُ*_________
لا أحد يظن أن العظماء تعساء إلا العظماء أنفسهم. إدوارد ينج: شاعر إنجليزي
أمس في 8:21 am من طرف freeman
