تعتبر عملية الاتصال عملية مستمرة لا تنتهي إلا بتوصيل الرسالة وحتى تتم عملية الاتصال بشكل فعال وللتأكد من فاعلية الاتصال توجد عدة معايير أهمها فيما يلي :
1- الوقت المستخدم لتوصل المعلومة .
2- أكتمال وصول المعلومة المرسلة .
3- تمام استيعاب الرسالة .
4- معيار القائم بالاتصال.
5- معيار المتلقى للاتصال.
6- معيار موضوع الاتصال.
أولا : الوقت المستخدم :
حيث يقوم المديرين والرؤساء بتحديد الأعمال التي تم انجازها والاعمال التي لم يتم انجازها ومتابعة الاعمال اليومية وبعد الانتهاء من التخطيط واعداد القوائم اليومية للأنشطة والأعمال المختلفة يجب البدء في تنفيذ هذه الانشطة والاعمال يوماً بيوم ويجب تنفيذ هذه الخطط وعدم تأجيل أى من هذه المهام أو الانشطة إلا في حالات الضرورة القصوى وتتضح مهارة المدير في مدى وصول المعلومة بسرعة للعاملين وبالتالي الانجاز الكامل للمطلوب ويجب أن يتحلي المديرين بعدد من المهارات الخاصة بالاتصال حتى يتم توصيل المعلومة إلى العاملين من هذه المهارات .
(أ) مهارة التحدث :
وتعد من أهم قنوات الاتصال بالآخرين والتأثير عليهم والقدرة على التحدث بشكل جيد أحدى أهم المهارات التي يجب توافرها لدى المديرين في كل المستويات الادارية .
حيث انها تساعد المديرين على التعامل والتفاهم الجيد مع المديرين في المستويات الاعلي ، وكذلك مع الزملاء في المستوى الإداري الواحد ، كما تمكنهم من اصدار الاوامر والتعليمات والتعامل بفعالية مع مرؤسيهم بما يؤثر على اقناع هؤلاء المرؤسين بهذه الأوامر والتعليمات وتنفيذهم لها .
وعموماً فإن هناك مجموعة من الاعتبارات التي يجب أن يراعيها المدير لكي يكون حديثه مؤثراً " في الآخرين ومحققاً لاهدافه ومن أهم هذه الاعتبارات ما يلي:
1- تنظيم المدير لافكاره والرسالة التي يريد توصيلها إلى المستمع قبل أن يلقيها عليه .
2- استخدام لغة سهلة وواضحة حتى يسهل على الآخرين فهمها بدون الحاجة إلى وقت أو جهد كبير للوصلو إلى هذا الفهم .
3- استخدام المعلومات المألوفة في حديثه ويبتعد قدر الإمكان عن المعلومات الفنية التفصيلية التي لا يحتاجها المستمع .
4- أن يكون الحديث صادقاً صريحاً قدر الامكان .
5- استخدام الدعاية في بعض الاحيان اثناء الحديث .
6- استخدام المدير لنبرات صوته بشكل واضح بعيداً عن العدائية .
7- أن يكون الحديث مناسباً للموقف والوقت الذى يصدر منه .
(ب) مهارة الإنصات :
يعرف الاستماع بأنه اصغاء وإدراك وتفسير لكل ما هو ينطق وهذه المهارة تعتبر مهارة معقد بعض فها الشخص المستمع المتحدث كل اهتماماته ويركز انتباهه إلى حديثه ويحاول تحليل وتفسير اصواته وكل ما يحدث فيه من ايماءات وحركات .. الخ ..
ولذلك تعتبر مهارة الاستماع من المهارات الاتصالية المهمة التي يفقد الكثير من المديرين فالكل يهتم بالتحدث واصدار الاوامر والتعليمات دون الاستماع ، رغم ان نجاح عملية الاتصال تعتمد بشكل كبير على الاستماع الجيد من المتلقي وتوافر هذه المهارة لدى المديرين يساعدهم بشكل كبير في فهم التعليمات التي تأتي من رؤسائهم في المستويات الادارية الاعلي والتعامل الجيد مع مرؤسيهم وتعرف رغباتهم واعطائهم الفرصة الكاملة للتعبير عن انفسهم وهناك مجموعة من الاعتبارات التي يجب أن يزاعيها المدير لكي يكون استماعه فعالاً ويساعده على فهم ما ينقل اليه بشلك شفوى ويصمن له اتخاذ قرارات صائبة من أهم هه الاعتبارات ما يلي :
1- التوقف عن الكلام عند استماعه للآخرين لاعطائهم الفرصة الكاملة وتوصيل الرسالة التي يرغبون في توصيلها إليه بشكل جديد .
2- الاستماع بإحترام واهتمام للمتحدث وعدم الانشغال عن الاستماع إليه بشىء آخر ، وإصدار ردود افعال مناسبة لما يسمع منه لكي تشعر برغبتك في الاستماع .
3- إزالة العوائق و الحواجز امام المتحدث والصبر ا ثناء الاستماع .
4- استعمال لغة الاشارة المناسبة اقناع الاستماع إلى المتحدث وذلك بالابتسامة والنظر إلى عينى المتحدث وتحريك الرأس بالموافقة وتشجيعهه على مواصلة الحديث .
5- محاولة قراءة الافكار الاساسية والتعبيرات غير اللفظية التي تصدر عن المتحدث للتوصل إلى الفهم الدقيق لكل ما يصدر عنه .
6- بعد انتهي المتكلم من حديثه لخص كلامه بقولك : انت تقصد كذا . . وكذا .. صحيح فإن اجاب بنعم فتحدث انت وإن اجاب بلا فأسأله ان اكثر وهذا خير من أن يستعجل الرد فيحدث سوء تفاهم .
(جـ) مهارة الكتابة :
تعنى تدريب المديرين والعاملين على الكتابة الادارية الموضوعية الدقيقة وتجنب الاخطاء الهجائية والاملائية .. وهذا يتطلب تطوير التفكير وزيادة حصيلة العاملين اللغوية وترقية اسلوبهم في الكتابة . ونظراً لأهمية هذه المهارة فإن هناك مجموعة من العوامل التي تساعد في أن تكون الكتابات جيدة معبرة عن اهدافها من أهم هذه العوامل ما يلي :
1- ان تكون الرسالة مهمة وهناك حاجة حقيقية لكتابتها .
2- تحديد الهدف من الرسالة والمعلومات والأفكار التي يجب أن تضمنها .
3- يراعي عند الكتابة تقسيم الرسالة أو الخطاب أو المذكرة الى ثلاثة اجزاء هي : المقدمة والمحتوى والخاتمة.
4- يراعي ان يتسم اسلوب الكتابة بالبساطة في العرض والتعبير باستخدام الكلمات البسيطة وتجنب الكلمات المعقدة أو غير المفهومة .
5- يجب المراجعة اللغوية الدقيقة للرسالة أو المذكرة بعد الانتهاء من كتابتها .
ْ
________*التــَّـوْقـْـيـعُ*_________
لا أحد يظن أن العظماء تعساء إلا العظماء أنفسهم. إدوارد ينج: شاعر إنجليزي
أمس في 2:16 am من طرف freeman
