معايير تقييم نظم الاتصال الحديث 3

(د) مهارة الاجتماع :
يعرف الاجتماع بأنه تحدث فردين أو أكثر في موضوع معين في وقت معين وفي مكان يحدد مسبقاً بهدف نقل الخبرات والمعلومات أو تبادل الخبرات أو مناقشة موضوع معين من وجهات نظر مختلفة او اتخاذ قرار ما يحتاج إلى أن يتفق عليه أكثر من فرد أو وجهة او مواجهة مشكلة معينة عن طريق بحثها وتحليل أسبابها و اقتراح حلاً لها .
(هـ) مهارات التفكير ( المهارات الذهنية ) واتخاذ القرار :
وهي سابقة او ملازمة او لاحقة لعملية الاتصال وهي تمكن المدير من التفكير الجيد والنظرة الشاملة للأمور ورؤية العلاقات بين المتغيرات والقوي المختلفة ، واستخدام الاساليب العلمية في تحليل البيانات والمشكلات التي تواجه المنظمات الذين يعملون بها ، واستغلال الفرص المتاحة للمنظمة التي هملت بها بشكل جيد وعمل تنبؤات مستقبلية صحيحة لما سوف يحدث بها.ه
وتوافر هذه المهارات لدى المديرين والرؤساء يساعدهم على التخطيط الجيد للمنشآت التي يعملون بها ، وتحديد الاستراتيجيات المناسبة لتنفيذ هذه الخطط .
ورغم أهمية هذه المهارات بالنسبة لكل المستويات الإدارية إلا أن هذه الاهمية تتزايد بشكل كبير في المستويات الادارية العليا، ونقل هذه الاهمية كلما انخفضت هذه المستويات الادارية للمديرين والاداء لان إدارتهم تؤثر فقط على الادارة والقسم الذي يعملون بها .
واتخاذ القرار هي القدرات العملية التي تمكن المدير من اختبار البديل المناسب الذي يحقق الهدف من أقصر طريق وفي اسرع وقت وبأقل تكلفة ممكنة من بين البدائل المتاحة أمامهم.
مدى الارتباط والعلاقه بين الوقت المستخدم وحجم المعلومات :
بالرغم من اننا متساوون في الوقت المتاح لنا فإن هناك من يشتكي دائماً من عدم توافر الكافي له لعمل ما ينبغي عليه القيام . وهناك آخرون لا يقومون بذلك . من هنا يتضح أن المشكلة ليست في حجم الوقت المتاح ، ولكن المشكلة في كيفية الاستفادة من هذا الوقت والاستخدام الامثل له خاصة في مجال الادارة التي يكون فيها الفرد " المدير " ليس مسئولاً فقط عن وقته ولكن يكون مسئولاً ايضاً عن اوقات كل المرؤسين الذين تحت ادارته لذلك فإننا نتعرض هنا إلى كيفية الاستخدام للوقت وما هية العلاقة بين الوقت المستخدم وحجم المعلومات.
ويتصف الوقت بمجموعة من الخصائص التي تميزه عن غيره من الاشياء من أهم هذه الخصائص ما يلي :
أ‌- انه أندر العناصر المتاحة للفرد واغلاها على الاطلاق .
ب‌-انه غير قابل للتخزين أو الاسترجاع للاستفادة منه في المستقبل أى أن الوقت الذي يمر ولا يتم استغلاله يغني ويضيع على من لم يستقله .
جـ- انه سريع الانقضاء وغير قابل للبدل أو التعويض.
د- انه لا يمكن شرائه او زيادته .
هـ- انه العنصر الوحيد الذي تحتاجه كل الانشطة البشرية .
فالمدير الفعال الناجح هو الذى يعلم كيف يستخدم وقته بفعالية للحصول على المعلومات المطلوبة بتحقيق أهداف المنشاة .
وعلى هذا فهناك ثلاثة أسس مهمة للاستخدام الامثل للوقت وادارته .
(1) الفعالية : وهي تعني ان يستخدم الوقت بشكل ايجابي لتحقيق التأثير المرغوب فيه والهدف المطلوب.
(2) الكفاءة : وهى تعنى أن يحقق الوقت المطلوب منه بأقل تكلفة ممكنة .
(3) الارتياح : والذى يعني أن يتم التعامل مع الوقت بأسلوب طبيعي سهل ومريح وبدون ضغوط نفسية .
خطوات الاستخدام الامثل للوقت لتحقيق الاهداف المطلوبة :
(1) تحليل الوقت :
وتستلزم عملية الوقت القيام بمجموعة من الأعمال :
- تحديد الاعمال المطلوبة خلال مدة زمنية معينة قد تكون اسبوع أو شهر أو سنة أو اكثر .
- تحديد الاعمال المهمة التي يجب القيام بها والاعمال غير الهامة التي يمكن الغائها .
- التحديد الدقيق للوقت المتاح خلال تلك الفترة بعد استبعاد الاجازات والراحات .
- توزيع الوقت المتاح على الاعمال التي يجب القيام بها طبقاً لحجم واهمية كل عمل وأى حجم للمعلومات المطلوبة .

(2) تخطيط الوقت :
يعتبر التخطيط من اهم الانشطة التي يبنغي القيام بها للاستخدام الامثل للوقت ويتم ذلك عن طريق :
· وضع اهداف واضحة ومحددة ينبغي الوصول إليها .
· التحديد للإمكانات والفرص المتاحة .
· المقارنة ببين الاولويات الموجودة بالخطة والبدء بالاهم .
· الاطلاع الدائم على الخطط والأهداف .
(3) تنيظم الوقت :
يعد وضع الخطط اللازمة لإدارة الوقت يجب تنظيم هذه الخطط في شكل قوائم عمل يومية ويجب مراعاة ما يلي : -
أ- اتصافها بالمرونة وسهولة التغير .
ب- الالتزام بعمل كل ما يرد بها .
جـ- عدم وضع اشياء كثيرة فيها من الصعب تنفيذها .
د – ترتيب الانشطة اليومية والمعلومات المطلوبة حسب حجمها وأهميتها والوقت المناسب لكل منها.
(4) تنفيذ الانشطة والحصول على المعلومات في الوقت المحدد لها:
بعد الانتهاء من التخطيط واعداد المعلومات المختلفة والمطلوبة يجب البدء في تنفيذ ذلك يوم بيوم . وعند التنفي يجب مراعاة تنفيذ كل مدون بالخطط والحصول على المعلومات أولاً بأول وعدم تأجيل أي من هذه الأعمال والوصول على تلك المعلومات المطلوبة إلا في حالة الضرورة القصوى .
(5) التقويم والمتابعة المستمرة :
من الخطوات الهامة في الاستخدام للوقت بينهما وبين حجم المعلومات المطلوبة تقويم ومتابعة المعلومات التي تم الحصول عليها والاعمال التي تم انجازها والاعمال التي يتم إنجازها في ضوء ما سبق تحديده في الخطط التي حددت من قبل .
وترجع أهمية هذه الخطوة إلى أنه يمكن من خلالها تعرف نقاط القوة والضعف في الاستخدام الذى يتم للوقت ومراقبة كمية المعلومات المطلوبة في خلال الوقت . بمعنى معرفة هل تم الحصول على كل المعلومات المطلوبة في الوقت المحدد له أم لا .
ثانيا : أكتمال وصول المعلومة بإستخدام الوسائل المساعدة :
لا تكتمل وصول المعلومة إلا باستخدام الوسائل المساعدة التي تساعد على الاستخدام الأمثل للوقت للوصول التام للمعلومة .
وهناك نوعين من الوسائل التي يمكن أن تساعد المديرين باختلاف مستوياتهم على الاستخدام الامثل للوقت .
(أ) الوسائل التقنية :
يوجد العديد من الوسائل التقنية التي يمكن ان يستخدمها المديرين في الإدارة مثل :
الحاسبات الآلية – وأجهزة التليفون والفاكس وآلات تصوير المستندات والانترنت والمفكرة الاليكترونية وغيرها من الوسائل .
وهذه الوسائل لواحسن استخدامها فإنها تكون مفيدة وتكون من الوسائل المساعدة على الاستخدام الامثل والفعال للوقت . أما إذا لم تستخدم بشكل جيد فإنها قد تكون من أكبر معوقات الاستخدام الامثل الفعال للوقت ، فالتليفون على سبيل المثال قد يساعد المدير على أتمام الأعمال وجلب الاعمال المهمة له .
وقد يكون مؤثر في ضياع الوقت والشوشرة على التي يشارك فيها – والإنترنت قد يفيد المدير في الحصول على الكثير من المعلومات والبيانات المهمة وقد يكون نص حقير لوقته وصحته . من هنا كانت اهمية التخطيط والتنظيم الجيد لاستخدام تلك الوسائل لتكون مساعده جيده لادارة الوقت .
(ب) الوسائل غير التقنية :
هي بعض الأعمال والتصرفات التي يمكن أن يقوم بها والتي لا ترتبط بآلة أو معدة معينة ، مثل توزيع الاعمال على الافراد والتعاون مع الزملاء في الادارات الاخري ، التفويض الفعال للمرؤسين في بعض الاعمال التي يمكنهم القيام بها بكفاءية . والقيام بهذه الاعمل بشكل جيد وفي الوقت المناسب يساعد المديرين على الاستخدام الامثل لوقتهم .
ويحدث العكس عندما لا تتم هذه الاعمال بالشكل الصحيح أو في الوقت والمكان غير المناسبين.

ْ

________*التــَّـوْقـْـيـعُ*_________
لا أحد يظن أن العظماء تعساء إلا العظماء أنفسهم. إدوارد ينج: شاعر إنجليزي

» معايير تقييم نظم الاتصال الحديث
» معايير جودة التدريس
» مراحل الاتصال الايجابي
» سبع معايير لتقييم ملخص علمي
» نظرية الاتصال