مسئوليات المستشار :
وضع وتوصيل أهداف الفريق بوضوح إلى بقية الأعضاء والتأكد من واقعيتها ومطابقتها لأهداف المنظمة والحصول على التعاون اللازم لتحقيقها, وتقديم المساعدة حتى يصل الفريق إلى درجة مناسبة من النضج, وتقديم المساعدة لكل من المنسق والملاحظ. بالإضافة إلى تحديد الموارد ووضع معايير الأداء وطرق قياس النتائج.
مسئوليات المنسق :
ترتيب الاجتماعات وتجهيز وتوزيع جدول الأعمال قبل الاجتماعات والتأكد من الالتزام به. وتوضيح الأهداف والتأكد من توزيع الأدوار وتشجيع الأعضاء على المشاركة. وتلخيص الأفكار والتأكد من معرفة الجميع بكل ما هو مطلوب والعمل على تحديد نقاط الاتفاق والاختلاف بين مختلف الأعضاء. يكون المنسق في العادة مستمعاً نشطاً ويعمل على حماية كل أعضاء الفريق في التعبير عن رأيهم, وتشجيع الفريق على إنهاء كل محاور جدول الأعمال وتشجيع التفكير النقدي بين الأعضاء والمحافظة على الحياد بين وجهات النظر المختلفة.
مسئوليات المسجل :
يقوم بتدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها على كل الأعضاء. وتشتمل هذه المحاضر على الموضوعات التي تمت مناقشتها والمهام التي تم توزيعها وتحديد المسئولين عن تنفيذها. ويساعد في تحديد الأطر الزمنية لجدول الأعمال ويراقب المناقشات وينبه الأعضاء بقرب انتهاء وقت المناقشة قبل حلوله بعدة دقائق.
مسئوليات عضو الفريق :
الاستعداد المسبق للاجتماعات, والحضور والمشاركة في المناقشات وتقديم المقترحات والآراء وإنجاز ما يوكل إليه من أعمال, ورفع مستوى أداء الفريق والقيام بأعمال إضافية عند الضرورة لتحقيق الأهداف في الوقت المحدد ومتابعة ما تم من إنجازات, وطلب المساعدة من مصادر خارجية عند مواجهة مشكلة تتجاوز إمكانات الفريق المتاحة, ثم مساندة قرارات الفريق.
مفاتيح نجاح فرق العمل :
- اعتبار الأهداف الشخصية وأهداف الفريق على نفس الدرجة من الأهمية, مع مراعاة عدم تداخل الأهداف الشخصية مع أهداف الفريق.
- تفهم أعضاء الفريق لأهدافه والتزامه بها.
- العمل في جو مريح وغير رسمي وإشعار الجميع أن المنافسة الفردية غير مقبولة.
- تشجيع الاتصالات التلقائية والمشاركة, وقبول الآراء المتباينة.
- سيادة الاحترام والتعاون والبناء على أفكار الآخرين والتوصل إلى حلول يفوز بها الجميع.
- إحلال الثقة مكان الخوف مما يؤدي إلى تقبل المخاطرة, والتعبير عن المشاعر بدون حرج.
- اعتبار الاختلاف في الرأي من العلامات الصحية بهدف الوصول لأفكار جديدة والبحث الدائم عن أرضية مشتركة.
- تحسين الأداء باستمرار ومراجعة النتائج والميل للتجريب.
- تبادل القيادة بين الأعضاء مع عدم السماح بهيمنة أي عضو.
- اتخاذ القرارات بالأغلبية وتأييد من الجميع.
أسباب فشل فرق العمل :
- عدم توافق هيكل الفريق مع هيكل المنظمة.
- تخلي الإدارة العليا عن دعم الفريق.
- التركيز على العمل وإهمال العلاقات بين الأعضاء.
- عدم انضباط الأعضاء وتهربهم من تحمل مسئولية ما يقومون.
- زيادة حجم الفريق وعدم تنظيم العلاقات بين الأعضاء.
- عدم فهم لمراحل تطور الفريق.
- ضعف القيادة الداخلية أو الخارجية.
- فشل المنظمة في استغلال جهود الفريق.
- عدم تلقي الأعضاء القدر الكافي من التدريب.
تنظيم الاجتماعات :
تبدأ الاجتماعات بعد الانتهاء من تشكيل الفريق, ويفتقر معظم أعضاء الفرق لخبرة إدارة الاجتماعات والمناقشة واتخاذ القرارات في مجموعات. ولذا فإن هيكل الاجتماع وتنظيمه بصورة واضحة واستخدام هذا الهيكل يساعد على نجاح الاجتماعات وتقليل الوقت المستغرق في الإعداد لها. وعموماً ينصح بعدم زيادة مدة أي اجتماع عن ساعتين.
وهناك خمس خطوات لتحديد جدول الأعمال :
1- طلب أفكار الأعضاء لضمها لجدول الأعمال.
2- مراجعة الأعمال المتفق عليها في جلسات سابقة.
3- تحديد الأولويات ووضعها في تسلسل منطقي.
4- إرسال جدول الأعمال لجميع الأعضاء قبل الجلسة.
5- توفير نسخ ( قليل ة) زائدة من جدول الأعمال.
مظاهر وجود مشكلات في اجتماعات الفريق :
- بدء الاجتماعات في وقت متأخر عن موعده.
- عدم تحديد أهداف للاجتماع قبل الجلسة.
- غياب جدول الأعمال.
- عدم استعداد المنسق.
- محاولة بعض الأعضاء الهيمنة على الاجتماع واحتكار الحديث والمناقشة.
- اقتصار الاجتماع على تبادل المعلومات وحل المشكلات.
- مقاطعة الأعضاء بعضهم لبعض على الدوام.
- كثرة المناقشات الجانبية بعد انتهاء الاجتماع.
- عدم الوصول إلى نتائج وغياب المتابعة وتشتت مسئوليات الأعضاء.
مكان الاجتماع وطريقة الجلوس :
يؤثر مكان الاجتماع وطريقة الجلوس والإضاءة والتهوية والضوضاء وعدم وجود أدوات للكتابة في فعالية الفريق. كما أن جلوس الأعضاء بطريقة تسهل الاتصال البصري ويساعد على حل المشكلات بطريقة أكثر فعالية. وعلى هذا يجب أن ننظم طريقة الجلوس بحيث تساعد على زيادة المشاركة, ومن الأشكال المناسبة للجلوس: شكل الدائرة أو المربع وحدوة الحصان.
سلوك الفريق :
يتطلب العمل داخل فريق قدراً عالياً من مهارات التعامل مع الآخرين, فهو يتطلب الانفتاح والأمانة والاتصال المباشر والقدرة على حل الصراعات وفهم المشاعر الشخصية والاحترام المتبادل.
من هنا يقوم فريق بوضع قواعد للسلوك تهدف إلى :
- خلق أرضية مشتركة للتفاهم والتوقع.
- تشجيع السلوك الطيب.
- زيادة القدرة على الإدارة الذاتية.
- وجود نظام مكتوب للرجوع إليه.
- إرشاد الأعضاء الجدد.
- حل مشكلات السلوك بسهولة.
التغيرات السلوكية :
تبدأ صعوبات العمل عندما يشعر الأعضاء بالحاجة إلى تغيير سلوكهم. وتزداد مظاهر المقاومة كلما بدأ هذا اليوم في الاقتراب, ومن تلك المظاهر : التماس الأعذار والتسويف وادعاء الجهل.
المهارات السلوكية المطلوبة للأعضاء :
- تعلم مهارة الحديث أمام مجموعة.
- تحمل مسئولية الأفعال والأفكار.
- الجرأة على الجهر بالرأي.
- القدرة على قول (لا) عند اللزوم.
- القدرة على التعبير عن المشاعر الإيجابية والسلبية.
- الاستجابة للنقد.
- القدرة على التفاوض للحصول على شيء مرغوب.
- القدرة على طلب السلطة وتنكب عبء القيادة.
- السماح للآخرين بالمشاركة في السلطة.
- القدرة على طرح الأسئلة.
- اقتراح أفكار للمناقشة.
إدارة الصراع داخل الفريق :
من الأسباب التي تؤدي إلى فشل الفريق, وجود صراع كامن تحت سطح العلاقات القائمة بين أعضائه. ويمكن أن يلعب المنسق دوراً حاسماً في إظهار الصراعات قبل أن تستفحل ويصعب احتواؤها. حل الصراعات يحتاج مشاركة تطوعية حقيقية بحيث يشعر الجميع بالاعتماد المتبادل بالحصول على مكاسب حقيقية. يحتاج هذا إلى تركيز على مشكلة بدلاً من التركيز على الأشخاص مع السماح بالتنفيس والتعبير عن المشاعر, فضلاً عن الالتزام بالقرارات والرغبة في تعديل السلوك.
التحول إلى ثقافة الفريق :
يعاني الأفراد أثناء تحولهم إلى فرق عمل من الخوف والسيطرة. هذه المشكلات لا نراها على السطح ولكن تبرز أعراضها وتتضح من خلال قلة المشاركة وحجب المعلومات واحتكار المناقشات وتفشي السلبية وكثرة الشكوى. وإذا تعمقنا أكثر سنجد صراعاً محتدماً بين الأفراد وبين متطلبات الثقافة الجديدة التي تترتب على تشكيل الفريق.
تواجه الفرق في فترة التحول مشكلات كثيرة, فتكون السمة الغالبة على الأداء هي الترقب والقلق وكثرة الأخطاء والتجريب الحذر للأفكار الجديدة وتقويم ما يقوم به الآخرون ومقاومة التغيير والتوتر والإحساس بقرب الانهيار.
هذه المشكلات تعتبر أعراضاً صحية ولا يجب الخوف منها,و إذ إن جميع الفرق تمر بهذه المرحلة الثقافية المرتقبة.
المشاعر والتحفيز :
لابد لأعضاء الفريق من أن يعبروا عن مشاعرهم بحرية تامة. فالمشاعر لا يجب أن توصف بالجودة أو السوء, إذ يجب أن يوقن الجميع بشرعية مشاعرهم. الفرق الناجحة تولي اهتماماً متوازناً بين إتمام المهام والعلاقة بين الأفراد والتي تتضمن التعبير عن المشاعر. وهناك من يفضل تحمل أعباء إضافية على أن يعبر عن مشاعره السلبية, لأن الغالبية لا تفضل الحديث عن مشاعرها وتود من الآخرين توفير مناخ ملائم للتعبير عن هذه المشاعر. ولا يمكن أن تزيد الثقة إلا إذا زادت فرص التعبير عن المشاعر.
مخاوف المرحلة الانتقالية :
من أهمها الخوف من المجهول ومن المسئولية ومن الفشل ومن فقدان السيطرة على الأمور ومن الرفض سواء من الفريق الجديد أو القديم, وكذلك الخوف من النجاح ومن التغيير, ومن تخلي الآخرين.
بناء الثقة :
هو الوجه الإيجابي للخوف.
ورأي دوجلاس ماكجريجر أن الثقة هي :
"التأكد من أن الآخرين لن يتميزوا عليّ أبداً, سواء تمّ هذا بقصد أو بدون قصد, بتعمد أو بدون تعمد, بوعي أو بدون وعي. أي أنني أستطيع أن أضع موقفي في هذه اللحظة, ومركزي وتقديري لذاتي في هذه المجموعة, وحتى حياتي ذاتها في يد منْ أثق بهم, وهم قائد الفريق وأعضاؤه."
ويتحدد مستوى ثقتنا ( سواء كانت تلقائية أو حذرة موجودة أو غير موجودة ) على إدراكنا لوجود توازن بين ما نعطي وما نأخذ.
أسباب غياب الثقة :
- فشل الفريق في الوفاء بعهوده.
- شيوع الأغراض الخفية بين الأعضاء.
- كثرة حديث الأعضاء عن بعضهم خارج الاجتماعات.
- منح الفريق مكافآت غير ذات قيمة.
- نقص الاتصالات بين الأعضاء.
- تفويض المسئولية للأعضاء بدون منحهم السلطة.
- انتشار المنافسة بين الفرق داخل المنظمة.
وكلما زادت أسباب عدم الثقة زاد إحساس كل عضو بالتهديد, وبالتالي بالحاجة إلى السيطرة, ولتقليل هذا التهديد يحاول كل عضو الاستئثار لنفسه بأكبر قدر من مصادر القوة لنفسه.
أنواع القوة ومصادرها :
القوة الشرعية : وهي القوة التي يمنحها الفريق للعضو.
قوة الخبرة : وهي قوة العضو صاحب الخبرة والمهارة.
قوة المنصب : وهي التي يحصل عليها العضو من منصب خارجي.
القوة الذاتية : وهي القوة الناجمة عن الثقة بالنفس.
القوة التنافسية : وهي القوة التي تتحقق نتيجة هزيمة منافس عدواني.
قوة الإحساس بالذنب : يحصل عليها العضو نتيجة إشعاره الآخرين بالذنب لما قاموا به أو لم يقوموا به من أعمال.
التخلي عن التحكم والسيطرة :
لكي ينجح الفريق يجب أن يتخلى أعضاؤه عن مظاهر التحكم التي يمارسونها خارج دائرة الفريق وهذه بعض مظاهر السيطرة :
قد يقوم العضو بفصل نفسه عن الفريق للمحافظة على ما يتمتع به من سيطرة عن طريق :
عدم المشاركة – إلقاء اللوم على الآخرين – ترك الاجتماعات – الانشغال بالأعمال الشخصية عن أعمال الفريق – الغياب المتكرر.
التباطؤ ورفض التخلي عن الطرق القديمة للأداء :
ادعاء انشغال المدير المستمر بعمله – عدم التطوع لأداء أي عمل – الانتظار حتى يتم اتخاذ القرار وإظهار اعتراضه لعدم المشاركة في اتخاذه – الشكوى من متطلبات العمل في الفريق – التسويف – التقليل من شأن أعمال الآخرين.
تخريب ما يقوم به الفريق من أعمال, ومن مظاهره :
ادعاء أن بناء الفريق ليس جزءاً من مسئوليته وأنه مضيعة للوقت وأن الأحوال قد ساءت منذ أن تولي الفريق العمل.
التغـلب على المقاومة :
يجب مناقشة المقاومة بانفتاح والتعرف على مشاعر كل عضو. ويفضل توقع المقاومة مسبقاً وتحويلها إلى قوى بناءة. كما يمكن تدريب الأعضاء على اكتشاف المقاومة والتعامل معها. ويمكن أيضاً اتخاذ قرارات عقابية إذا دعت الحاجة بعد توضيح مغبة عدم الانصياع للقواعد المنظمة للفريق.
اتخاذ الفرق للقرارات :
- ظهور أفكار جديدة والقدرة عن التعبير عنها.
- زيادة التفهم وتأييد ما يتخذ من قرارات.
- التنفيس عما يجول بالنفس من آراء.
- التعرف على الاهتمامات الشخصية وأخذها في الاعتبار.
- الالتزام والتعاطف القوي بما يتم الاتفاق عليه.
- النمو الذاتي وارتفاع الكفاءات العقلية للأعضاء نتيجة الممارسة.
- زيادة الوحدة والتماسك بين الأعضاء.
- سيادة الإقناع بدلاً من الإجبار كوسيلة للوصول إلى قرارات.
شروط حل المشكلات بفعالية :
- الاقتناع بأهمية الطرق العلمية في البحث والاستقصاء.
- جمع المعلومات المطلوبة.
- الرغبة في التحدث عن الخبرات السابقة للأعضاء.
- الرغبة في القدرة على الاستماع النشط بين الأعضاء.
- الإيمان بالصراع للوصول إلى قرارات على درجة عالية من الجودة.
- تقبل التحدي.
- رفض استخدام القوة كوسيلة لحل المشكلات.
- الرغبة في تشجيع وتأييد أعضاء الفريق.
- القدرة على الانضباط الذاتي لتجنب التدخل الخارجي.
إثابة فرق العمل :
بدأت كثير من المنظمات في تغيير نظم الإثابة المتبعة بها حتى تتلاءم مع المناخ الجديد الذي يشجع على إنجاز الأعمال من خلال فرق العمل. حال الأفراد مع نظم الإثابة السائدة في المنظمة.
ْ
________*التــَّـوْقـْـيـعُ*_________
لا أحد يظن أن العظماء تعساء إلا العظماء أنفسهم. إدوارد ينج: شاعر إنجليزي
الرئيسية 
أحدث الصور 
التسجيل 
دخول 
تسجيل دخول الاعضاء 
الثلاثاء أبريل 23, 2024 10:36 pm من طرف freeman
