المؤسســة و التســـيير
مقدمـــة
تشتمل خطة أعمال المؤسسة التي أنت في شأن إنشائها ، على تخطيط ِلوَصف ما سوف ستقوم به من أعمال ، وجدول عمل لشرِح الأعمال الإدارية ، و تصميم مستقبلي لتطوير أعمالها .
من جملة ما تقوم عليه الخطة ، جمع المعلومات الواردة عن الأعمال التحضيرية ، و محاولة الإستفادة من الخبرات العامة التي حُصّلت طوال السنين . وبذلك تكون البداية بالمؤسسة جد واضحة ، لمُنشئها و لعائلته ، للمنتمين إلى شبكة علاقاته الشخصية ، من مرشدين ومصادر التمويل . لا يجب إعتبار خطة عمل المؤسسة كتصميم نهائي ، و إنما كمُنْبَسط او مثابة برنامج بدء يُمكّنك الإنطلاق إلى عالم الأعمال .
إعداد و صياغة خطة الأعمال تحتوي على عدة أهداف :
• المساعدة على تنظيم وتحقيق المشاريع المستقبلية .
• جمع حقائق ومعلومات مقنعة .
• إعطاء الفرصة لاتخاذ قرارات أفضل خاصة بالأعمال التجارية .
• إقناع البنوك والمستثمرين ، أن المشروع مَوضِع ثقة وأن فكرته ناجحة .
• إثبات المصداقية و الجد في تطبيق المشروع .
• أنها مصدر تُعْتمد لإِرشاد أفضل من طرف المتعاملين والمستشارين المساعدين .
خطة الأعمال / الأعمال التجارية قد يتم تأليفها أو تشكيلها بصياغات مختلفة . حسب ما ورد في الكتاب ( خطة العمل الديناميكية ) (Den dynamiske Forretningsplan) فإن إضاح النقط التالية أمر مهمٌ :
الخلاصة
مضمون الخلاصة هو تقديم و إعطاء لمحة سريعة حول فكرة المؤسسة ، لمرشد البنك ، لتجار الجملة ، و آخرين من المهتمين بالمصالح الإقتصادية . لهذا فمن المفترض أن تحتوي الخلاصة على أهم المعلومات المستخلصة من خطة الأعمال ، ومن ضمنها وصفٌ موجز عن المؤسسة ، و عن فُرَص السوق ، و خلفية صاحب المؤسسة بالإضافة إلى الأرقام الرئسية من ميزانية وخطة التمويل .
مهمة أعمال المصلحة
مهمة أعمال المصلحة هي الأساس الرئيسي الذي تُبنى عليه المؤسسة كَكُل . فمن الأفضل أن يكون لديك أفكار شبيهة بنجم هادي ، أو دليل لتطوير المؤسسة . إذا تم التوصُل لايجاد مهمة
عمل جيدة إلى درجة ، تُتيح كشف الطريق و تمنح ، عند تضخم المشاكل اليومية ، القوة الكافية للمواجهة ، فستكون قد قطعت بهذا شوطاً كبيراً .
المصادر الشخصية والأهداف
يُعتبر تسيير مؤسسة حديثة الإنشاء أمر جد شخصي ، و غالباً ما يكون مالك أو مُلاَّك المؤسسة لوحدهم ، هم العاملين بالمصلحة فقط . لهذا فَهُم مدعوون لإقناع نفسهم ، و إقناع الآخرين أن توقعاتهم صحيحة ، و أنهم مُأهّلون ولهم القدرات الشخصية الكافية لإدارة المؤسسة .
المُنتج / أداء الخدمة:
تعتبر عملية بيع الخدمات أو الإنْتاج نسبيا، كعصب الحياة للمؤسسة . لهذا فمن بالغ الأهمية ، أن يتم تحليل الخدمة أو الإنتاج من عدة زوايا . ويجب التركيز بخصوص رغبة الزبائن و ترقبهم للمُنْتَج أو للخدمات المعرضة .
وصف أعمال السوق
قبل الشروع في تنفيذ عملية تنمية البيع أو التسويق ، فمن الضروري التوصل لبعض المعلومات عن السوق الذي تريد البيع به . للتوصل إلى نتيجة مُرضِية في عملية التسويق ، فإن الحصول على معلومات مفيدة عن السوق و الزبائن أمر ضروري ومحتم . وذلك لأجل التوصل لمعرفة شاملة عن السوق و عن الزبائن . كما يجب كذلك ، أن تكون خطة أعمال المؤسسة شاملة لوصف أعمال للسوق .
البيع والتسويق
البيع والتسويق هو ما يُقَدّم من أعمال لإخبار الزبائن المحتملين ، أن هناك مؤسسة لديها مُنْتَجٌ مثيرٌ للإهتمام أو خدمة جذّابة . أما عملية الإعلان سواءً كانت عن طريقة الجريدة المحلية ، أو عن طريق الإرسال لزبائن مُعيّنين ، أو إعداد حل بإستعمال الإنترنت ، أو المشاركة بمعارض دُولية ، كل هذا يرتبط لحد ما ، بنوع السلع التي تريد بيعها ، و طبقة الزبائن التي تريد التوصل إليها . لكن يجب الالتزام و مراعات ما تحتويه خطة أعمال المؤسسة.
تنظيم عملي للمؤسسة
يجب إعداد وصف لتوضيح تسلسل الأعمال و الإنجاز اليومي بالمؤسسة ، إضافة لمراعات و الأخد بعين الإعتبار ، لحجم التكاليف المتطلبة في عملية إعداد أو تنظيم وتسيير إدارة الشركة .
تطوير المؤسسة
غالباً ما يكون التكهن عن مستقبل المؤسسة لالثّلاث أو أربع سنوات المقبلة أمر صعب ، لا سيما قبل بدأ عملية تأسيس المصلحة . تُعدّ القدرة على ذلك نقطة قوة ، خاصة إن أصبح في المتناول ، مُنْذُ البداية ، رؤية خطوط كفافية لمؤسسة أكبر وأكثر أهمية من المؤسسة الحالية النشأ.
الميزانيات
الميزانيات هي وضع المبالغ المالية وفق المُخطط ، التي تم شرحه في الفقرات السابقة . كلما كان التخطيط واقعيا و مُحددا ، كلما كانت أعمال تنسيق الميزانيات أسهل . وقد يكون تحديد الميزانيات مساهما في تحديد الخُطط ، وعلى هذا الأساس فلا بأس بالعودة لتصحيح الخُطط ، إن تبين أنها غير واقعية أو غير مطابقة للميزانيات.
التمويل
التمويل هو عملية جلب و تحصيل المبلغ الناقص لبدئ تأسيس المصلحة ، يتم الوصول إلىمعرفة المبلغ الناقص للتمويل ، من خلال العمليات الحسابية للميزانية .
الأعمال الروتينة اليومية
لا بد من خلق أعمال إدارية روتينية ثابتة من أجل تيسير التسيير اليومي لمؤسستك .
ما هي و أي نوع من الأعمال الروتينية التي تحتاج إليها لتصفية أعمالك؟. هذا يعتمد بالطبع على نوعية المؤسسة وطريقة التسيير الإداري المعتمد .
تُعد الأعمال الحسابية للمؤسسة من ضمن الأعمال الروتينة الأكثر أهمية . لهذا فمن المهم جداً ، أن تُركز قبل كل شيء ، على تصميم عمل روتيني في تسجيل الدّخل و الخرْج المالي للمؤسسة.
أصحاب المحلات التجارية
إذا كان الزبائن يدفعون نقداً عند الشراء - هذا الساري به االعمل بمحلات البيع - فمن المفترض و ضروريا ، أن يكون لديك جهاز حساب وتسجيل المدفوعات
( Kasseapparat ) لتسجيل مبالغ الدخل العديدة اليومية . لكن جهاز حساب وتسجيل المدفوعات في حد ذاته غير كافي للقيام بهذه العملية .
كل أصحاب المحلات التجارية لديهم مبيعات يومية . غالبا يكون الدخل المالي على شكل خليط من أموال نقدية و شيكات ودفع عن طريق البطاقة البنكية Dankort ) ( .
لهذا و إضافة لجهاز حساب وتسجيل المدفوعات ، يجب أن يكون هناك عمل روتيني يومي ثابت لتسجيل الأموال ، من ساعة اخراجها من الجهاز حتى ايداعها في البنك بأمان . بالإضافة طبعا لتسجيل المصاريف المدفوعة نقداً .
عملياً تتمُ هذه العملية عادةً عن طريق تقرير من جهاز حساب وتسجيل المدفوعات
(على الورق) أو تُسجل الحسابات على حاسب آلي ( كومبيوتر) ، ينفد تدريجياً كمهمة و طرف طبيعي في تسيير العمل اليومي .
غيرهـم
كثيرا من المؤسسات لا تتلقى إطلاقا مداخل نقديةً ، و إنما تكتفي بإنجاز جميع عمليات الدخل و المصرف المالي عن طريق حساب بنكي . أمثال هذه المؤسسات ، ليسوا بحاجةٍ لعمل روتيني يومي لتسجيل الدخل والخرْج ، كما هو الحال بالنسبة لأصحاب المحلاّت ، و لكن عموما ، يجب أن تكون هناك أعمال روتينية مناسبة لنوع وشكل تسيير المؤسسة .
في ما يلي مثلين من صميم الموضوع :
•المؤسسة التي تُتاجر بالجملة ( تبيع لمؤسسات أخرى ) ، من المحتمل أنها لا تقبض ، مُطلقاً أو إلا نادرا ، الأموال نقداً من الزبائن ، ولكن يفترض انها تقوم بتنفيذ أعمال يومية كثيرة بخصوص البيع والشراء . البيع يتمُ حتماً عن طريق الدفع المؤجل ، و لهذا يجب أن تكون عملية البيع خاضعة للتنظيم والمراقبة . دونهما سوف لن يكون في متناول المؤسسة الحصول على جميع أموالها المُستَحقة من الزبائن .
المؤسسات من هذا النوع ، كثيرا ما تكون في أشد الحاجة ، للقيام بالعمليات الروتنية الحسابية اليومية ، التي تُناسب نوع وطريقة تسيير كل منها .
•المؤسسة الاستشارية الصغيرة ، التي لا يشتغل بها إلاّ صاحب المؤسسة وحده كموظف ، و حيت لا يتم بعث الفواتر للزبائن إلا بعد مرور أيام أو أسابيع ، ليست بحاجة كبيرة لروتين إداري كما هو شأن المؤسسات التي تُنجز و تُأدي أعمال متعددة . لكن رغم هذا لا بُدَّ أن يكون هناك أيضا عمل روتيني مناسب وإلاّ حصل سوء نظام أو إختلاط في عملية الحسابات .
كيف أصمم العمل الروتيني المناسب بمؤسستي ؟
أفضل ما يمكن عمله هو مناقشة هذا السؤال مع المحاسب الخاص بك ، وهذا قبل بدأ عمل المؤسسة . خاصة إذا كانت المؤسسة مرتبطة بأعمال بيع و/ أو شراء يومي . إنه لمن غاية الأهمية ، منذ البداية ، ان يتم خلق أعمال روتينية متناسقة مع بعضها ، و في نفس الوقت مراعات ، إجتناب تعقيد عملية التنفيذ .
المحاسب الخاص للمصلحة خبيرٌ بهذا المجال ، فعلاوة عن دراستة فإنه يحضى بخبرة عملية كبيرة حصلها من مؤسسات أُخرى . وهذا ما يعتمد إستعماله في ممراسة أعماله .
يمكنك قراءة المزيد عن الشروط للحسابات اليومية في (المعاملات التجارية اليومية).
اليوم في 10:59 pm من طرف freeman
