المنتدى يقيم دورة (فن إدارة الاجتماعات بفاعلية )

عقد يوم السبت الموافق 30/7/2005 وفي تمام الساعة الرابعة مساءا ورشة عمل فن إدراة الإجتماعات بفاعلية للأستاذ جاسم عبدالرحيم المدير التنفيذي للموارد البشرية والتدريب والخدمات بالمجموعة العربية للتأمين – أريج وذلك بقاعة جمعية المنبر الإسلامي الوطني بالمحرق ضمن البرنامج الصيفي لمنتدى الجامعيين لإني قيادي .



وقد بدأت الورشة بطرح الإستاذ لتساءل بسيط على الحضور وهو الهدف من عقد إي إجتماع وتم الإستماع لبعض مشاركات الحضور ومناقشتها .
ثم حدد بعدها خمس أهداف لعقد الإجتماع وهم : مناقشة موضوع ما والتوصل إلى نتيجة أو هدف وحل مشكلة عالقة بالإضافة إلى الإستئناس برأي الآخرين والإستفسار حول عدد من الأمورإلى جانب نقل رأي أو آراء معينة إلى المجتمعين .

كما تساءل عن أسباب فشل الاجتماعات وقد طلب من الحضور تدوين عشر أسباب لفشل الاجتماعات ورجح بعدها سبب فشل الاجتماعات إلى عدم إتفاق وجهات نظر المشاركين وعدم وجود هدف للإجتماع إلى جانب عدم إدارة الاجتماع بطريقة منظمة وعدم توفر المعلومات الكافية لإتخاذ القرارات المناسبة وسيطرة الإشخاص الأقوى على الإجتماع إنتهاءا بدفع القرارات لتكون في صالحهم وتكرار الإجتماع بدون مبرر .

ويأتي بمثال من الواقع ليوضح المسألة فيقول : أحيانا يحب المدير أن يجتمع بموظفيه حتى لو لم يكن هناك داع للإجتماع بهم فيعقد يوميا إجتماع للموظفين مما يقلل من أهمية الإجتماعات الضرورية ويدفع الموظفين إلى عدم الإلتزام بها أو أخذها على محمل الجد .

كما طلب بعدها من الحضور تسجيل عشر نقاط أيضا ولكن كأسباب لنجاح أي أجتماع وقد ذكر بعدها النقاط وهم : التحضير الجيد للإجتماع ووجود جدول أعمال جيد بالإضافة إلى تحديد زمان ومكان الإجتماع وتدوين محاضر ومقررات الاجتماع مرورا بترتيب غرفة الاجتماعات بشكل جيد و تخصيص وقت محدد للإجتماع ولكل بند على جدول الإعمال إنتهاءا بإرسال المواضيع المطلوب مناقشتها إلى الإعضاء قبل وقت كاف .

كما أكد إلى أن إي شخص يطمح إلى أن يكون إجتماعه القادم أفضل فعليه أن يمتلك توقعات كبيرة من الإجتماع وأن يتولى قيادة الاجتماع وضبطه من البداية إلى جانب إتخاذ إجراءات فورية لتنفيذ ما أتفق عليه .

ثم تطرق الإستاذ جاسم لموضوع تطبيق القبعات الست لطريقة التفكير فهي طريقة تهدف إلى ضبط الإجتماع ومعرفة عوامل الخلل في الموضوع المطروح ومعالجة الأمور بطريقة فعالة وهادفة للخروج بنتيجة مرضية .

وقد أوضح بإن القبعات الست تشمل الآتي :

* القبعة البيضاء : وهي تمثل المعلومات المعروفة أو المطلوبة بحيث تكون حيادية وهادفة كالحقائق والبراهين والأرقام النهائية والتعرف على المعلومات المفقودة.

ونبه إلى أنه يجب أن لايعتمد الشخص على آرائه الخاصة فقط عند أستخدام هذه القبعة وعليه أستخدامها عند محاولته لمعرفة حقائق تتعلق بالمشروع كأن يذكر خلال الأجتماع بإن الأسعار قد أرتفعت بنسبة 15 % أو أن الموظفين قد أصبحوا يجيدون التحدث باللغة الأنجلينزية بطلاقة !!

* القبعة الصفراء : و تعني التفاءل والقيم والفوائد وهي ترمز إلى شعاع الشمس والضياء والتفاؤل والإيجابية , وتجدر الإشارة إلى أنه يجب عند أستخدام هذه القبعة التحقق وكشف القيم والفوائد والكفاح من أجل الوصول إلى دعم منطقي لخلق عروض وإقتراحات مدروسة إلى جانب التأمل والبحث عن فرص وإفساح المجال للتخيلات والإحلام وهي بإختصار دعوة للإبتكار .

* القبعة الخضراء : وترمز إلى الإحتمالات والبدائل والأفكار الجديدة عن طريق التفكير البناء والبحث عن البدائل والتي ليست بالضرورة أن تكون منطقية والإنتقال من فكرة لآخرى وخلق مفاهيم وآراء جديدة حول موضوع مطروح خلال الإجتماع أو إعطاء إحتمال أو فكرة جديدة .

* القبعة الحمراء : وهي الإندفاع والحدس والبديهية من خلال إستخدام منطق العواطف والإحاسيس والتعبير بما يشعر به الفرد كالخوف والرغبة والحب والكراهية والتحيز كأن يقول : لاأحب سماع ذلك أو هكذا أشعر !! إلى جانب طرح المعلومات الغير هادفة وتستخدم هذه القبعة عند عدم الحاجة إلى إعطاء الإسباب وهي تسمح بإكتشاف ومعرفة شعور الآخرين عند استعمالها .

* القبعة السوداء : وتعني الحكم والدفاع الشيطاني والتفسير لسبب عدم العمل أو النجاح وذلك عن طريق تحليل الخطر وتقديم الأسباب المنطقية وتوضيح الأخطار والمشاكل الكامنة عند طرح موضوع أو قرار ما خلال الإجتماع و الأخطاء في التصميم كأن يرى بعض الموظفين بإن تطبيق التقاعد المبكر سيفقد الشركة خيرة موظيفها مثلا .

* القبعة الزرقاء : ترمز إلى إدارة مراحل وخطوات التفكير عن طريق بيان لقيمة التحكم والتي تعنى بالرئيس أو المدير وتنظيم عملية التفكير والدعوة إلى الإستخدام والإستفادة من القبعات الآخرى والتركيز على الشكلية وعرضها والتفكير المطلوب لإكتشاف الموضوع وصناعة الإسئلة والتأكد من أن الأنظمة والقوانين قد فهمت ونفذت ومن أمثلة تطبيقها طرح تساءل عن وجود فكرة جديدة حول موضوع معين مثلا أو تلخيص نتيجة ماوصل إليه الإجتماع أو دعوة الرئيس الموظفين الى تحديد الأولويات.